Recepcjonista / Recepcjonistka - Office Manager
Recepcjonista / Recepcjonistka - Office Manager
Twój zakres obowiązków
- Prowadzenie recepcji.
- Przyjmowanie gości biura i obsługa spotkań- przygotowanie napojów, materiałów piśmienniczych i utrzymanie Sali Spotkań w czystości po spotkaniach.
- Obsługa kurierów -przyjęcia paczek i ich wydawanie.
- Zakupy dla biura- piśmiennicze, produkty do utrzymania czystości, spożywcze itp.
- Podpisywanie kontraktów na usługi dla biura i ich kontynuację- wynajmu, polisy ubezpieczeniowe, usługi itp.
- Kierowanie zespołem odpowiedzialnym za utrzymanie porządku i naprawy.
- Rezerwowanie i rozliczanie podróży biznesowych i wszystkiego co z nimi związane.
- Organizacja event’ów firmowych przy pomocy Fun Teamu i osoby za to odpowiedzialnej.
- Obsługa kontraktu telefonów komórkowych dla firmy.
- Obsługa kontraktów z zakresu dodatkowych benefitów dla pracowników i ogólnofirmowa komunikacja w tym temacie- Multisport, Ubezpieczenia pracownicze, Medicover, PZU, Daily Fruits, etc.
- Obsługa programów treningowych przy pomocy osoby za to odpowiedzialnej.
- Kontrola subskrypcji firmowych wszelkiego rodzaju programów i dostępów, za które płaci się cyklicznie.
- Planowanie z kierownikami rocznych urlopów dla ich zespołów i nadzór nad ich wybieraniem.
- Tygodniowa kontrola systemu wejść-wyjść do biura.
- Zamawianie pieczątek.
- Zarządzanie procedurami P-POŻ- kontakt z dostawcami tych usług, obsługa umów oraz wewnętrza komunikacja z zespołem w tym temacie.
- Zarządzanie flotą samochodową- ubezpieczenia, opłaty abonamentowe, zakup, przeglądy, naprawy.
Nasze wymagania
- Doświadczenie zawodowe: Minimum 3 lata doświadczenia na stanowisku recepcjonistki lub w podobnej roli administracyjnej. Dodatkowe doświadczenie jako Office Manager będzie dodatkowym atutem.
- Umiejętności komunikacyjne: Komunikacja werbalna i pisemna w języku polskim. W związku z tym, że nasz zespół jest wielonarodowościowy znajomość języka angielskiego jest konieczna na poziomie swobodnej komunikacji w mowie i piśmie.
- Organizacja i zarządzanie czasem: Umiejętność efektywnego zarządzania czasem oraz wykonywania wielu zadań jednocześnie.
- Obsługa komputera i urządzeń biurowych: Znajomość pakietu Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) oraz intuicyjna umiejętność obsługi urządzeń biurowych jest konieczna na tym stanowisku.
- Obsługa recepcji: Umiejętność przyjmowania gości oraz udzielania informacji.
- Zarządzanie biurem: Doświadczenie w prowadzeniu podstawowych prac biurowych, takich jak archiwizacja dokumentów, przyjmowanie dostaw, obsługa korespondencji, składanie zamówień.
- Znajomość systemów rezerwacyjnych i wyszukiwarek Internetowych: Bardzo dobra znajomość systemów rezerwacyjnych lotów, hoteli, wynajmu samochodów oraz innych usług związanych z podróżami służbowymi.
- Zarządzanie budżetem: Umiejętność prowadzenia budżetu szkoleń i podróży służbowych oraz kontrola kosztów z tym związanych.
- Negocjacje i podpisywanie umów: Zdolność do wyszukiwania i porównywania dostawców oraz prowadzenia negocjacji oraz podpisywania umów.
- Zarządzanie zespołem opiekującym się budynkiem: Umiejętność kierowania zespołem oraz koordynowania działań w celu utrzymania porządku i efektywności pracy.
- Kreatywność i inicjatywa: Gotowość do aktywnego uczestnictwa w organizacji eventów firmowych i inicjowania nowych inicjatyw mających na celu poprawę atmosfery w biurze.
- Zdolność do podejmowania decyzji: Umiejętność szybkiego podejmowania decyzji i radzenia sobie w sytuacjach awaryjnych.
- Dyskrecja: Zachowanie pełnej poufności w kwestiach dotyczących firmy oraz pracowników.
- Dostępność: Gotowość do pracy na pełen etat oraz elastyczność w godzinach pracy, w razie potrzeby.
- Wykształcenie: Minimum średnie.
To oferujemy
- Atrakcyjne wynagrodzenie adekwatne do doświadczenia i umiejętności.
- Pracę w stabilnej firmie w międzynarodowym, ambitnym, kreatywnym zespole skupionym na rozwoju.
- Możliwość rozwoju zawodowego i awansu w ramach firmy.
- Przyjazną atmosferę pracy w dynamicznym zespole i nowoczesnym budynku.
- Udział w licznych szkoleniach i warsztatach mających na celu rozwój osobisty i zawodowy.
- Dofinansowania do wybranych przez siebie szkoleń w zakresie rozwoju swojego stanowiska pracy.
- Atrakcyjny pakiet benefitów.
Bądź pierwszy, który ubiega się o to miejsce pracy!
-
Dlaczego szukać pracy na HitPraca.pl?
Subskrybuj oferty pracy
Codziennie nowe oferty pracy Możesz wybierać z bardzo szerokiej gamy ofert pracy - naszym celem jest posiadanie jak najszerszej oferty pracy Otrzymuj nowe oferty e-mailem Bądź pierwszym, który odpowie na nowe oferty pracy Wszystkie oferty pracy w jednym miejscu (od pracodawców, agencji pośrednictwa pracy i innych portali) Wszystkie usługi dla kandydatów do pracy są bezpłatne Pomożemy Ci znaleźć nową pracę