Oprogramowanie HR w chmurze – zalety i wady

Wszystko wskazuje na to, że oprogramowanie HR na dobre przenosi się do chmury. Software as a Service to coraz popularniejsze rozwiązanie nie tylko wśród dużych korporacji, ale i mniejszych firm. Jakie są zalety tego modelu? Czy ma jakieś wady? Dowiedz się, czym charakteryzuje się oprogramowanie HR w chmurze.

Oprogramowanie HR w chmurze – zalety i wady.

Plan artykułu:

1. Oprogramowanie HR w chmurze – co to takiego?
2. Oprogramowanie HR w chmurze – zalety
3. Oprogramowanie HR w chmurze – wady
4. Oprogramowanie HR w chmurze – co wybrać?

Oprogramowanie HR w chmurze – co to takiego?

Oprogramowanie HR typu Software as a Service (SaaS) to nic innego jak sieciowa wersja konwencjonalnych rozwiązań, które do tej pory wspierały dział HR w wykonywaniu ważnych zadań w obszarach planowania, śledzenia wydajności, rekrutacji i płac. Różnica polega na braku konieczności instalowania komputerowych aplikacji na firmowym sprzęcie. Teraz, by korzystać z oprogramowania HR wystarczy dostęp przez przeglądarkę.

Oprogramowanie HR w chmurze – zalety

Wdrożenie w firmie oprogramowania HR w modelu SaaS niesie za sobą wiele korzyści. Największymi zaletami tego rozwiązania są m.in.:

• łatwa i natychmiastowa dostępność – po zarejestrowaniu konta w serwisie i dopełnieniu formalności, pracownicy HR od razu mogą korzystać z oprogramowania. Nie ma potrzeby instalowania dodatkowych aplikacji, jeśli tylko komputery służbowe wyposażone są w kompatybilną przeglądarkę internetową. Z oprogramowania można korzystać na wybranych urządzeniach – laptopach, smartfonach, czy tabletach. Dane są zawsze dostępne, dzięki czemu unikamy potrzeby kopiowania i przenoszenia plików między urządzeniami. Unikamy też, przede wszystkim, konieczności zatrudnienia specjalisty, który skonfiguruje nam oprogramowanie, co niejednokrotnie stanowi bardzo duży koszt przy wdrażaniu tradycyjnych rozwiązań dla HR.
• samoobsługa pracowników – model SaaS to ogromne ułatwienie dla wszystkich pracowników firmy, nie tylko dla HR-owców. Pozostali członkowie zespołu mogą sami logować się do systemu i zweryfikować swoje informacje personalne, np.: ewidencję czasu pracy lub płatności. „Wycieczki” do kadrowej po wniosek urlopowy z powodzeniem zastąpi kilka kliknięć, co oznacza ogromną oszczędność czasu dla wszystkich zainteresowanych, a przy tym – co najważniejsze – informacje w systemie będą zawsze aktualne.
• regularne i automatyczne kopie zapasowe – coś, o czym najłatwiej zapomnieć w codziennej pracy. W przypadku SaaS nie ma takiego problemu. Chmury obliczeniowe tworzą automatycznie kopie zapasowe danych. Nawet, gdyby komputery całego działu HR uległy awarii, system będzie działał bez przeszkód. 
• automatyczne aktualizacje – zapomnij o ręcznym pobieraniu i instalowaniu aktualizacji! Oprogramowanie SaaS aktualizuje się automatycznie, dzięki czemu masz pewność, że korzystasz z najnowszej i najbezpieczniejszej wersji. Jeśli oprogramowanie pobiera informacje o przepisach prawnych z konkretnych źródeł, każdorazowa aktualizacja źródła pociągnie za sobą zmianę w systemie. Będziesz więc informowany na bieżąco o nowelizacjach
• nowe funkcje – w miarę jak rozwija się Twoja firma, dział HR będzie potrzebował wsparcia w różnych obszarach. Oprogramowanie SaaS jest zbudowane modułowo. Możesz więc płacić za te opcje, które są Ci niezbędne w pracy, albo wykupić kolejne, jeśli tego wymaga sytuacja. Kupując oprogramowanie tradycyjne często jesteś zobowiązany do płacenia za kolejne aktualizacje – tego problemu z pewnością nie będziesz mieć w modelu SaaS.
• globalna kompatybilność – oprogramowanie SaaS jest najczęściej dostępne w wielu wersjach językowych, co przemawia za ich wdrożeniem w firmach operujących w różnych krajach. Pracownicy mogą z łatwością tłumaczyć dokumenty między oddziałami, stosować różne opcje walutowe i scentralizować dane pracowników zgodnie z aktualnymi przepisami. Ważnym aspektem jest również dostosowanie oprogramowania SaaS do najnowszych wymogów prawa podatkowego.

Oprogramowanie HR w chmurze – wady

Oprogramowanie HR w chmurze nie jest pozbawione wad, podobnie jak tradycyjne rozwiązania. To, co może utrudniać pracę z jego użyciem to m.in.:

• zależność od Internetu – każdy przestój w dostępie do Sieci uniemożliwi Ci korzystanie z oprogramowania. Ten problem rozwiąże inwestycja w stabilne łącze od sprawdzonego dostawcy.
• nieoczekiwane zmiany – zwiększone opłaty abonamentowe, nowe wymagania dla przeglądarki – to zmiany, które mogą się pojawić przy użytkowaniu oprogramowania SaaS. Ten problem może rozwiązać znalezienie dostawcy, który umożliwia płatności jednorazowe i rezygnację z automatycznych aktualizacji.

• niekompatybilność – niejednokrotnie firma chcąc zmniejszyć koszty oprogramowania, korzysta z wielu darmowych, lub niskopłatnych programów lub rozwiązań SaaS, których funkcje nakładają się na siebie. Niekompatybilność to pułapka niskiej ceny. Rozwiązaniem będzie zastosowanie zasady „mniej znaczy więcej”. Wybierz jeden system HRMS, kompleksowy i łatwo skalowalny, który zapewni Ci płynność pracy. Przykładowym rozwiązaniem może być np. oprogramowanie firmy PeopleForce, która od 2022 roku podbija rynek Europy Środkowo-Wschodniej).

Oprogramowanie HR w chmurze – co wybrać?

Nie ma systemów idealnych. Wady mają i rozwiązania tradycyjne, i te webowe. Decyzja, co wybrać, zależy od Twoich potrzeb. To, co przeważa na korzyść rozwiązań sieciowych to elastyczność i wygoda użytkowania. Modele SaaS, np. wspomniane oprogramowanie od PeopleForce pozwalają firmie na większą swobodę w wyborze rozwiązań, lepszą kontrolę nad danymi HR i prostą konfiguracją oprogramowania.

Jeśli masz stabilne łącze internetowe, chcesz płacić tylko za to, z czego korzystasz i móc dostosowywać rozwiązanie względem swoich wymagań – oprogramowanie HR w chmurze będzie dla Ciebie optymalnym wyborem.