Ulga B+R w 2025 – dla kogo i ile można zyskać?

Ulga badawczo-rozwojowa, w skrócie ulga B+R to preferencja podatkowa, która pozwala znacząco obniżyć obciążenia fiskalne przedsiębiorców inwestujących w rozwój technologiczny. Mimo że ulga ta funkcjonuje już od dłuższego czasu, nadal wielu przedsiębiorców nie wie, jak z niej skorzystać. Tymczasem właściwe wykorzystanie ulgi B+R przynosi oszczędności liczone w dziesiątkach, a nawet setkach tysięcy złotych rocznie.

Ulga B+R – co to takiego?

Ulga badawczo-rozwojowa to specjalna preferencja podatkowa, która pozwala przedsiębiorcom prowadzącym działalność gospodarczą na dodatkowe odliczenie od podstawy opodatkowania części kosztów poniesionych na działalność badawczo-rozwojową. “Mechanizm ten działa jako dodatkowe pomniejszenie podstawy opodatkowania z tego samego tytułu, z którego dany koszt został już zaliczony do kosztów uzyskania przychodów – innymi słowy, przedsiębiorca może "podwójnie" odliczyć określone koszty – podsumowuje ekspert z kancelarii https://TLhub.pl/.

Istota ulgi B+R sprowadza się do tego, że państwo uznaje szczególną wartość działalności innowacyjnej i nagradza ją preferencjami podatkowymi. W praktyce oznacza to, że firma, która poniesie koszty kwalifikowane na działalność badawczo-rozwojową, może je odliczyć nie tylko jako standardowe koszty uzyskania przychodów, ale również jako dodatkową ulgę od podstawy opodatkowania.

Ustawodawca bardzo precyzyjnie zdefiniował, czym jest działalność badawczo-rozwojowa. Zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, działalność B+R obejmuje badania naukowe oraz prace rozwojowe. Badania naukowe to systematyczne prace twórcze podejmowane w celu zwiększenia zasobu wiedzy, w tym wiedzy o człowieku, kulturze i społeczeństwie, jak również wykorzystania tego zasobu wiedzy do tworzenia nowych zastosowań. Prace rozwojowe natomiast to:

“…nabywanie, łączenie, kształtowanie i wykorzystywanie dostępnej aktualnie wiedzy i umiejętności, w tym w zakresie narzędzi informatycznych lub oprogramowania, do planowania produkcji oraz projektowania i tworzenia zmienionych, ulepszonych lub nowych produktów, procesów lub usług, z wyłączeniem działalności obejmującej rutynowe i okresowe zmiany wprowadzane do nich, nawet jeżeli takie zmiany mają charakter ulepszeń.”

Warto podkreślić, że ulga B+R nie jest jedyną zachętą podatkową dla innowacyjnych przedsiębiorców. Współgra ona z innymi instrumentami wsparcia, takimi jak dofinansowania z funduszy europejskich, preferencyjne kredyty na działalność innowacyjną czy ulga na prototyp, która jest swego rodzaju rozwinięciem ulgi B+R. Dzięki temu przedsiębiorcy mogą budować kompleksowe strategie finansowania swojej działalności badawczo-rozwojowej.

Ulga badawczo-rozwojowa – dla kogo?

Krąg beneficjentów ulgi B+R jest stosunkowo szeroki, choć wymaga spełnienia określonych warunków. Przede wszystkim, z ulgi mogą skorzystać przedsiębiorcy, którzy uzyskują dochody z działalności gospodarczej opodatkowane skalą podatkową lub tzw. podatkiem liniowym i jednocześnie prowadzą działalność badawczo-rozwojową. To oznacza, że zarówno mali przedsiębiorcy rozliczający się według skali podatkowej, jak i ci opodatkowani stawką 19% mogą korzystać z tej preferencji. Ulga B+R dotyczy oczywiście również podatników podatku dochodowego od osób prawnych.

Kluczowe znaczenie ma prowadzenie działalności B+R we własnym zakresie. Nie wystarczy bowiem zlecenie takich prac zewnętrznym podmiotom - przedsiębiorca musi sam angażować się w proces badawczo-rozwojowy. Może to oznaczać zatrudnianie specjalistów, nabywanie specjalistycznego sprzętu, czy też prowadzenie własnych projektów innowacyjnych.

Szczególnie uprzywilejowaną pozycję mają podmioty posiadające status centrum badawczo-rozwojowego. Takie centra mogą uznać za koszty kwalifikowane szerszy zakres wydatków, w tym odpisy amortyzacyjne od budowli, budynków i lokali wykorzystywanych w działalności B+R, a także koszty ekspertyz i opinii świadczonych na rzecz innych podmiotów. Status centrum badawczo-rozwojowego to nie tylko prestiż, ale przede wszystkim realnie większe możliwości skorzystania z ulgi podatkowej.

Interesujące regulacje dotyczą także przedsiębiorców rozpoczynających działalność gospodarczą. Jeśli nowy przedsiębiorca poniesie stratę lub jego dochód będzie niższy od kwoty, którą może odliczyć, przysługuje mu zwrot gotówkowy dla kosztów kwalifikowanych. Wysokość tego zwrotu wynika z przemnożenia nieodliczonego odliczenia i stawki podatku obowiązującej w danym roku podatkowym. To rozwiązanie ma na celu zachęcenie startupów i młodych firm do inwestowania w innowacje już od pierwszych lat działalności.

Podobne uprawnienia mają mikroprzedsiębiorcy, mali i średni przedsiębiorcy w rozumieniu ustawy Prawo Przedsiębiorców, którzy również poniosą stratę lub ich dochód będzie niższy od kwoty możliwej do odliczenia w drugim roku prowadzenia działalności gospodarczej. Zwrot gotówkowy stanowi alternatywę dla rozliczania kosztów kwalifikowanych w okresie sześcioletnim, co daje przedsiębiorcom większą elastyczność w zarządzaniu przepływami finansowymi.

Warto również pamiętać, że kwota zwrotu stanowi pomoc de minimis, co oznacza, że podlega ograniczeniom wynikającym z przepisów unijnych dotyczących pomocy publicznej. Przedsiębiorcy muszą więc monitorować łączną wysokość otrzymanej pomocy de minimis, aby nie przekroczyć dozwolonych limitów.

Jak obliczyć ulgę B+R?

Mechanizm obliczania ulgi B+R może wydawać się skomplikowany, ale w rzeczywistości opiera się na jasno określonych zasadach i limitach. Podstawową regułą jest to, że ulgę odlicza się w zeznaniu podatkowym do wysokości dochodu uzyskanego z pozarolniczej działalności gospodarczej. Jeśli przedsiębiorca poniesie stratę lub jego dochód będzie niższy od kwoty odliczenia, może przenieść nieodliczoną część ulgi na kolejne sześć lat podatkowych.

Kluczowym elementem są koszty kwalifikowane, których katalog jest ściśle określony przez ustawę. Należą do nich przede wszystkim wynagrodzenia pracowników w części związanej z działalnością B+R oraz związane z nimi składki na ubezpieczenia społeczne. Podobnie traktowane są wynagrodzenia z tytułu umów zlecenia lub o dzieło, co daje przedsiębiorcom elastyczność w organizacji zespołów badawczych.

Do kosztów kwalifikowanych zalicza się też wydatki na nabycie sprzętu specjalistycznego, który nie jest środkiem trwałym, oraz materiałów i surowców bezpośrednio związanych z prowadzoną działalnością B+R. Istotne jest, że sprzęt musi być wykorzystywany wyłącznie lub przede wszystkim w działalności badawczo-rozwojowej.

Szczególną kategorię stanowią wydatki na ekspertyzy, opinie, usługi doradcze świadczone przez podmioty określone w przepisach o szkolnictwie wyższym i nauce, a także na nabycie od nich wyników badań naukowych. To rozwiązanie ma na celu zachęcenie do współpracy między światem nauki a biznesem.

Wysokość odliczenia zależy od statusu przedsiębiorcy i rodzaju poniesionych kosztów. Centra badawczo-rozwojowe będące mikroprzedsiębiorcami, małymi lub średnimi przedsiębiorcami mogą odliczyć do 200% kosztów kwalifikowanych. Centra badawczo-rozwojowe niebędące takimi przedsiębiorcami mogą odliczyć 100% kosztów uzyskania i utrzymania patentu oraz 200% pozostałych kosztów kwalifikowanych.

Pozostali podatnicy mogą odliczyć 200% kosztów wynagrodzeń pracowników i osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych oraz składek od tych wynagrodzeń, natomiast 100% pozostałych kosztów kwalifikowanych. Te zróżnicowane stawki mają na celu szczególne wspieranie zatrudnienia w sektorze B+R.

Proces dokumentowania prawa do ulgi również wymaga odpowiedniego przygotowania. Przedsiębiorcy prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów muszą wyszczególnić koszty działalności badawczo-rozwojowej w kolumnie 16 księgi. Ci, którzy prowadzą księgi rachunkowe, zobowiązani są do wyodrębnienia kosztów działalności B+R w sposób określony przez ustawę o rachunkowości.

Rozliczenie ulgi następuje w odpowiednim zeznaniu podatkowym - PIT-36, PIT-36L, PIT-36S, PIT-36LS, CIT-8 - wraz z załącznikiem PIT/BR CIT/BR zawierającym szczegółowe informacje o odliczeniu. Właściwe przygotowanie dokumentacji i prawidłowe wypełnienie formularzy to kluczowe elementy skutecznego skorzystania z ulgi badawczo-rozwojowej.

Ulga B+R to niewątpliwie jeden z najważniejszych instrumentów wspierania innowacyjności w polskiej gospodarce. Jej właściwe wykorzystanie może przynieść znaczące oszczędności podatkowe i stać się istotnym czynnikiem konkurencyjności przedsiębiorstwa na rynku.

Zdjęcie: rh2010 / Adobe Stock