Przechowywanie i archiwizacja dokumentów kadrowych

Zatrudniasz pracowników? W takim razie musisz sprostać obowiązkom w zakresie przechowywania i archiwizacji dokumentów kadrowych. Jest on identyczny dla mikroprzedsiębiorców zatrudniających kilkoro pracowników i międzynarodowych korporacji, które zatrudniają tysiące osób. Sprawdź, jak prawidłowo przechowywać akta osobowe i inne dokumenty związane ze stosunkiem pracy.

Jak długo przechowywać dokumenty kadrowe?

Dokumenty kadrowe można podzielić na kilka rodzajów. Najważniejsze to oczywiście teczki osobowe pracowników, które przechowujemy 10 lat. W stosunku do osób zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 roku obowiązuje okres 50-letni, jeśli pracodawca nie dopełni formalności wobec ZUS.

5-letnia archiwizacja dokumentów kadrowych obowiązuje dla tych, które związane są:

• Ze szkoleniami pracowników,

• Ze zmianą stanowiska pracy lub awansem,

• Z podwyżką wynagrodzenia.

Natomiast przez rok przechowujemy dokumenty związane z prowadzeniem rekrutacji.

Dokumenty kadrowe - papierowe czy elektroniczne?

Od 2019 roku pracodawcy mają możliwość prowadzenia i archiwizowania teczek pracowników w formie elektronicznej. Z rozwiązania tego chętnie korzystają, ponieważ wersja cyfrowa jest dla nich znacznie wygodniejsza i praktyczniejsza. Warto jednak pamiętać, że ustawodawca wprowadził takie uprawnienie, a nie obowiązek. Pracodawcy w dalszym ciągu mogą więc tworzyć i archiwizować teczki papierowe. W zależności od tego, jakie rozwiązanie wybiorą, inaczej będzie wyglądać archiwizacja dokumentów.

Jak bezpiecznie archiwizować dokumenty pracowników?

Dokumentacja pracownicza zawiera szereg danych osobowych zwykłych, a dodatkowo mogą się w niej znajdować dane wrażliwe. Drugie z wymienionych dotyczą głównie stanu zdrowia pracownika bądź jego przynależności do związków zawodowych.

Przechowywanie dokumentów zawierających dane osobowe wymaga wdrożenia szczególnych zabezpieczeń. Zgodnie z RODO nie możemy dopuścić do ich wycieku, kradzieży ani utraty. Nadawanie haseł, szyfrowanie, a w przypadku dokumentacji papierowej - przechowywanie w zamykanych na klucz szafach to absolutne minimum.

Pamiętajmy, że dokumenty zawierające dane osobowe należy zniszczyć natychmiast po upływie terminu przedawnienia. Dla akt osobowych liczmy go nie od końca roku, a od momentu ustania zatrudnienia. Zatem, jeśli stosunek pracy uległ rozwiązaniu 31 maja 2024 roku, dokumenty można będzie zniszczyć 31 maja 2034 roku (przyjmując 10-letni okres archiwizacji). Dłuższe przechowywanie danych osobowych naraża pracodawcę na konsekwencje.