Zarządzanie dokumentacją pracowniczą – czy robisz to dobrze?
Niewłaściwe zarządzanie dokumentacją pracowniczą może prowadzić do chaosu organizacyjnego, a nawet do złamania obowiązujących przepisów i powstania strat finansowych. Dlatego ważne są efektywne zarządzanie tymi dokumentami i łatwy dostęp do nich. To sprawi, że unikniesz wielu błędów czy też problemów administracyjnych i prawnych. Sprawdź, czy dobrze zarządzasz dokumentacją pracowniczą i jakie narzędzia Ci w tym pomogą.
Dlaczego zarządzanie dokumentacją pracowniczą jest ważne?
Dokumentacja pracownicza to zestaw dokumentów, w których znajdują się kluczowe informacje na temat pracowników np. umów, wynagrodzeń, obowiązków i praw. Poza tym zarządzanie dokumentacją pracowniczą jest istotne z kilku powodów:
- potwierdzenie przestrzegania przepisów – każdy pracodawca musi przestrzegać przepisów prawa, które dokładnie wskazują na to, jak należy przechowywać dokumentację pracowniczą, w jakiej formie i przez ile lat;
- bezpieczeństwo danych – dane osobowe pracowników muszą być przechowywane zgodnie z RODO;
- budowanie zaufania pracowników – dbałość o transparentność i uporządkowanie dokumentów zwiększa wiarygodność firmy i wpływa pozytywnie na relacje z pracownikami.
Czym jest system DMS i jak pomaga w zarządzaniu dokumentacją pracowniczą?
Istnieją różne sposoby na efektywne zarządzanie dokumentacją pracowniczą, a jednym z nich jest system DMS. To oprogramowanie, które umożliwia cyfrowe zarządzanie dokumentami w firmie, aby poznać szczegóły, przeczytaj także: https://nicesoft.pl/porady/system-dms-zarzadzanie-dokumentacja/.
Jak system DMS może ułatwić efektywne zarządzanie dokumentacją? Przede wszystkim pozwala na:
- przechowywanie dokumentów w formie cyfrowej – dzięki temu w biurze nie zalegają papierowe dokumenty, co redukuje koszty i ilość potrzebnej przestrzeni;
- automatyzację procesów – szczególnie dotyczy to tworzenia, zatwierdzania, aktualizowania i archiwizowania dokumentów;
- łatwiejsze wyszukiwanie dokumentów – dzięki funkcjom tagowania i indeksowania możliwe jest szybkie znalezienie potrzebnych plików, co stanowi spore ułatwienie np. podczas kontroli skarbowej;
- zwiększenie bezpieczeństwa danych – wystarczy zapewnić dostęp do danych tylko niektórym pracownikom, pomocne może też być dodatkowe szyfrowanie danych.
Jak skutecznie zarządzać dokumentacją pracowniczą?
Zastanawiasz się, czy prawidłowo zarządzasz dokumentacją pracowniczą? Choć oczywiście dedykowane narzędzia, jak chociażby system DMS mogą ułatwić Ci to zadanie, to ważne staje się wprowadzenie pewnych procedur. Dlatego sprawdź, jak skutecznie zarządzać dokumentacją pracowniczą.
Stwórz jasne procedury
Dokumentacja pracownicza powinna być uporządkowana według zrozumiałych i przejrzystych zasad. Określ, kto jest odpowiedzialny za przechowywanie, aktualizowanie i archiwizowanie dokumentów – nadaj tej osobie także odpowiednie uprawnienia. Ustal też sposób działania w przypadku modyfikacji lub usuwania dokumentów.
Zainwestuj w szkolenia
Wdrożenie systemu DMS lub innego oprogramowania wymaga wcześniejszego przeszkolenia pracowników. Dzięki temu zyskasz pewność, że osoby odpowiedzialne za zarządzanie dokumentacją dowiedzą się, jak prawidłowo korzystać z nowego systemu. W ten sposób unikniesz błędów i nieporozumień.
Regularnie przeprowadzaj audyty dokumentacji
Regularne kontrole umożliwiają szybsze zidentyfikowanie błędów i braków w dokumentacji. Dzięki temu możesz naprawić ten błąd i szybko zareagować w razie ewentualnej niezgodności z przepisami. Nie narażasz się także na stres i kary w razie kontroli.
Artykuł zewnętrzny.
