Na czym polega naprzemienna praca zdalna?
Kompleksowe uregulowanie pracy zdalnej to jedna z największych nowelizacji kodeksu pracy na przestrzeni ubiegłych kilku lat. W świetle wzrastającej popularności home office w wielu branżach zmiany należy uznać za niezwykle istotne. Obok klasycznej pracy zdalnej wyróżnia się też pracę zdalną naprzemienną. Co to takiego i które przepisy się do niej stosuje?
Na czym polega praca zdalna i jak wprowadzić ją w firmie?
Pojęcie pracy zdalnej zostało zdefiniowane w art. 6718 k.p. Zgodnie z tym przepisem, praca może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.
Już z samego brzmienia cytowanego przepisu wynika, że pracownik może wykonywać swoje obowiązki:
- całkowicie w formie zdalnej;
- częściowo w formie zdalnej, a częściowo w miejscu pracy.
Ten drugi rodzaj świadczenia pracy to właśnie praca zdalna naprzemienna lub hybrydowa. O ile jednak w przypadku pracy zdalnej zakres obowiązujących przepisów nie budzi wątpliwości, uregulowanie naprzemiennej pracy zdalnej nie zawsze będzie proste. Dodatkowo wyróżnia się też pracę zdalną wykonywaną na żądanie pracownika (tzw. okazjonalna praca zdalna).
Obowiązki pracodawcy w zakresie pracy zdalnej okazjonalnej zostały w wyczerpujący sposób opisane w znowelizowanym kodeksie pracy. Pracodawca, który rozważa wdrożenie klasycznej pracy zdalnej lub naprzemiennej pracy zdalnej, powinien zadbać jednak o zawarcie porozumienia z przedstawicielami pracowników lub stworzenie regulaminu pracy zdalnej.
W przypadku ich braku pracodawca ma możliwość zawarcia indywidualnego porozumienia z pracownikiem, a w ostateczności wydania polecenia służbowego. Może się wręcz okazać, że wypracowanie indywidualnych rozwiązań będzie znacznie prostsze niż próba opracowania zbiorczej regulacji na potrzeby całego personelu. Dotyczy to przede wszystkim sytuacji, kiedy zakresy obowiązków poszczególnych pracowników lub ich grup istotnie różnią się między sobą.
Jak uregulować pracę zdalną naprzemienną?
W art. 6720 §6 k.p. zostały wskazane przykładowe elementy regulaminu pracy zdalnej, które obejmują m.in.:
- grupę lub grupy pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną;
- zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów ponoszonych przez pracownika w związku ze świadczeniem pracy zdalnej;
- zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika oraz kontroli wykonywanej pracy;
- zasady kontroli BHP oraz bezpieczeństwa informacji i danych w kontekście czynności wykonywanych przez pracownika.
Należy pamiętać, że nie ma przeszkód, aby minimalną treść regulaminu poszerzyć o dodatkowe postanowienia, które pozwolą dopasować hybrydową pracę zdalną do potrzeb konkretnej firmy. Dobrym przykładem jest np. jednoznaczne określenie proporcji pracy zdalnej do wykonywanej w miejscu pracy w jednym okresie rozliczeniowym czy sposobu zgłaszania przejścia na pracę zdalną ze stacjonarnej i odwrotnie.
W praktyce wiele firm decyduje się na określenie w porozumieniu lub regulaminie zamkniętego katalogu czynności, które mogą być wykonywane zdalnie (np. praca z wykorzystaniem systemów firmowych). Wszystkie zadania nieobjęte wyłączeniem należy wtedy realizować bezpośrednio z miejsca pracy. Im bardziej precyzyjnie zostanie zaprojektowany regulamin pracy zdalnej hybrydowej, tym mniej wątpliwości będą mieli pracownicy co do swojego zakresu obowiązków i uprawnień.
Więcej informacji o regulaminie pracy zdalnej uwzględniającym najnowsze zmiany przepisów prawa pracy znajdziesz na: https://rpms.pl/praca-zdalna-po-nowemu-jakie-zmiany-w-2023-roku/.
Praca zdalna naprzemienna a okazjonalna. Na czym polega różnica?
Na pierwszy rzut oka praca zdalna hybrydowa i okazjonalna to jedno i to samo rozwiązanie. W końcu pracownik w obu przypadkach ma wpływ na to, kiedy będzie pracował z domu. Zasadnicza różnica dotyczy jednak miejsca regulacji kodeksowej, a co za tym idzie zakresu obowiązków pracodawcy przy pracy okazjonalnej.
Praca zdalna hybrydowa co do zasady powinna wynikać z porozumienia lub regulaminu pracy zdalnej, chyba że pracodawca zawrze z pracownikiem indywidualne porozumienie.
Z kolei okazjonalna praca zdalna wynika wprost z art. 6733 k.p. Przysługuje ona każdemu pracownikowi na jego wniosek w wymiarze nie większym niż 24 dni w roku kalendarzowym. Decydując się na okazjonalną pracę zdalną pracownik powinien pamiętać, że w tym czasie przestają obowiązywać art. 6719 do 6724 k.p., czyli przepisy dotyczące porozumienia lub regulaminu, zapewnienia obowiązku zwrotu kosztów pracy zdalnej, szkolenia i pomocy technicznej. Kontrola przestrzegania RODO i ochrony danych osobowych odbywa się na mocy indywidualnego porozumienia z pracownikiem.
Teoretycznie pracownik może połączyć wykonywanie pracy zdalnej hybrydowej i okazjonalnej. Warto jednak pamiętać, że zwrot wydatków będzie dotyczył wyłącznie pracy wykonywanej w trybie naprzemiennym. Co więcej w doktrynie uważa się, że pracodawca nie ma obowiązku uwzględnienia wniosku pracownika o skierowanie do pracy zdalnej okazjonalnej.
Czy można odwołać pracownika z naprzemiennej pracy zdalnej?
Do pracowników wykonujących swoje obowiązki w ramach pracy hybrydowej stosuje się pełną regulację ustawową ze zmianami wynikającymi z ewentualnego porozumienia lub regulaminu. Oznacza to, że pracodawca zawsze ma możliwość „cofnięcia” pracownika z powrotem do świadczenia pracy w siedzibie firmy.
Taką sytuację przewiduje np. art. 6719 §5 k.p., przewidujący zmianę warunków lokalowych lub technicznych uniemożliwiających wykonywanie pracy zdalnej. Do innych przypadków zalicza się uchybienie przez pracownika zasadom BHP oraz bezpieczeństwa i ochrony danych. Pracownik, który po wezwaniu przez pracodawcę nie dostosuje warunków świadczenia pracy jest niezwłocznie przywracany do trybu stacjonarnego.
Każda ze stron stosunku pracy ma też możliwość wystąpienia z wnioskiem o zmianę sposobu świadczenia pracy ze zdalnej na stacjonarną.
Wprowadzenie naprzemiennej pracy zdalnej to szansa dla firm, aby obniżyć koszty prowadzenia działalności gospodarczej, a dla pracowników, aby łatwiej pogodzić życie prywatne i zawodowe. Opracowanie regulaminu pracy zdalnej warto zlecić kancelarii prawnej, która zadba o zgodność jego postanowień z obowiązującymi przepisami i dopasuje brzmienie dokumentu do specyfiki prowadzonej przez przedsiębiorcę działalności.