Sprawny i skuteczny onboarding pracowników – jak to osiągnąć?
Dobrze przeprowadzony onboarding pracowników składa się z ogromnej liczby zadań, w które zostaje zaangażowanych wiele osób. Im szerzej zakrojona rekrutacja, tym więcej czasu oraz energii przedsiębiorstwo poświęca grupie nowozatrudnionych. A nie ulega wątpliwości, że proces onboardingu ma ogromne znaczenie. Jak wskazuje amerykańska fundacja SHRM w swojej publikacji „Onboarding nowych pracowników: Maksymalizacja sukcesu”, im szybciej nowozatrudnieni poczują się przygotowani do wykonywania swoich obowiązków, tym szybciej będą w stanie skutecznie przyczynić się do realizacji misji firmy. Na szczęście istnieją metody, by przeprowadzić onboarding nie tylko w sposób przynoszący rezultaty, ale również sprawnie.
Automatyzacja nowym sposobem na onboarding pracowników
Tradycyjny onboarding pracowników można nazwać metodą offline. Wszystko dzieje się w niej stacjonarnie, osobiście i na papierze. Nowozatrudniony (lub cała ich grupa) przybywa do firmy, by uzupełnić kwestionariusz osobowy do umowy, po czym wraca do domu. Za kilka dni przyjeżdża z powrotem, żeby podpisać przygotowaną już umowę i odebrać skierowanie na badania. Znów jedzie do mieszkania, za parę dni widzi się z lekarzem medycyny pracy – i znów jedzie do firmy. Tym sposobem mija już co najmniej tydzień od uzyskania przez niego informacji, że znalazł zatrudnienie – a wciąż nie zarabia, z kolei przedsiębiorstwo dalej nie ma dodatkowych rąk do pracy.
Kolejne tygodnie upływają na szkoleniach BHP oraz merytorycznych. W niektórych firmach ten etap trwa jeden lub kilka dni, by zaoszczędzić czas, ale pracownicy zwykle popełniają później sporo błędów, które ktoś inny musi poprawić. A gdy już nowe osoby mogą wykonywać swoje pracownicze zadania, kierownictwo zostaje oddelegowane do sprawdzania, jak to robią.
Alternatywą dla tak żmudnego procesu wdrożenia jest wykorzystanie systemu HRM do sprawnego i skutecznego onboardingu pracownika. To profesjonalne oprogramowanie, którego zadaniem jest maksymalne wsparcie zespołu HR w realizacji jego codziennych działań poprzez ich automatyzację oraz digitalizację. Jednym z modułów, w które może zostać wyposażone takie narzędzie, jest właśnie onboarding pracowników.
Proces onboardingu z systemem HRM
Jak wskazuje IDC (International Data Corporation) w swoim raporcie „Digital work transformation” (z ang. „cyfrowa transformacja pracy”), aż 84% pracodawców planuje przyspieszyć cyfryzację procesów w ich organizacji. W ogromnej mierze ma to oczywiście związek ze znacznym wzrostem efektywności działań podejmowanych digitalowo. Najprostszym przykładem jest przekazywanie informacji wewnątrz organizacji: zamiast próbować przez cały dzień dodzwonić się do kadry zarządzającej, wystarczy napisać mejla.
Cyfrowy onboarding oraz preonboarding pracownika, czyli wykorzystujący wsparcie systemu HRM, to doskonała metoda na oszczędność czasu w firmie. Z jego pomocą osoby odpowiedzialne za wprowadzenie nowych osób mogą stworzyć własne ścieżki onboardingowe, by przy kolejnych wdrożeniach mieć gotowy plan działania. Dla przykładu platforma tomHRM umożliwia przypisywanie odrębnych ścieżek do każdego stanowiska i działu, a także ustawiać wybraną jako domyślną. Daje również takie możliwości automatyzacji zadań, jak:
· Automatyczna wysyłka email
Systemy HRM umożliwiają utworzenie szablonów email, które mają być wysyłane do nowych pracowników na etapie określonym przez przedsiębiorcę. Mogą być to np. wiadomości powitalne czy zapraszające do odbycia procesu onboardingu i objaśniające, na czym będzie polegał. Dzięki temu osoby odpowiedzialne za wdrożenie nowozatrudnionych nie muszą pisać ich każdorazowo od początku. Co więcej, nie muszą nawet pamiętać wysłaniu mejli, na platformie wystarczy bowiem ustawić termin wysyłki i przypisać odbiorców.
· Prezentowanie nowozatrudnionym strony powitalnej
Ciekawą funkcją dostępną w tomHRM jest tak zwana strona powitalna. To element platformy, który nowe osoby zobaczą od razu po pierwszym zalogowaniu się na swoje konto. Zespół ustala jej treść i wygląd, bez problemu dostosuje je zatem do identyfikacji wizualnej marki. Istotną częścią strony powitalnej jest zaprezentowanie nowozatrudnionym kroków onboardingu. Dzięki niej wiedzą, czego się spodziewać, a przy okazji zyskują szybki dostęp do zadań wymagających realizacji online, jak np. wypełnienie ankiety.
· Udostępnianie stron z ważnymi informacjami
Moduł onboarding pracowników w systemie tomHRM pozwala także na tworzenie innych stron z ważnymi informacjami oraz dokumentami. Mogą być to zatem sekcje prezentujące wewnętrzne regulaminy czy procedury obowiązujące w organizacji. Pozwalają także na dostarczenie podwładnym wzorów wniosków pracowniczych i innych istotnych plików w jednym łatwym do namierzenia miejscu. Prezentacja utworzonych stron również została zautomatyzowana – wystarczy zaznaczyć datę ich publikacji, by w odpowiednim momencie wyświetliła się pracownikom na ich koncie.
· Automatyczne przydzielanie zadań
Wspierając się systemem HRM podczas onboardingu pracowników, można zdalnie przydzielać zadania wszystkim osobom zaangażowanym we wdrożenie i ustalić ich deadline. Gdy zostaną zlecone, zainteresowani otrzymają powiadomienie mejlowe. Dzięki temu nowozatrudniony wie, co oraz kiedy ma zrobić – a jeśli zapomni, nie musi szukać przełożonego, by dopytać o szczegóły. Wystarczy, że ponownie zerknie na listę zadań.
· Automatyczne zapisywanie na szkolenia
W platformie HRM można także zdefiniować listę szkoleń, przez które powinni przejść nowi pracownicy w ramach onboardingu. Przełożony kilkoma kliknięciami przypisze do nich odpowiednie osoby, a zaproszenie na szkolenie zostanie wysłane automatycznie przez system. Kadra zarządzająca zyskuje przy okazji przejrzysty wgląd w informacje na temat tego, jaka część nowych ludzi odbyła już konkretne kursy, a jaka wciąż oczekuje na przeszkolenie.
To tylko część możliwości, które dają systemy HRM w ramach preonboardingu oraz onboardingu pracowników. By poznać je wszystkie, możesz skorzystać z darmowego miesięcznego okresu testowego, który udostępnia tomHRM – bez żadnych zobowiązań.
