W XXI wieku prawdopodobnie każdy z nas przynajmniej raz korzystał z poczty elektronicznej. Coraz więcej korespondencji wysyłanej jest drogą elektroniczną, a nierzadko zdarza się, że wiele osób posiada dwa adresy e-mail - służbowy i prywatny. Nawet jeśli nie zajmujesz się pocztą służbową, tylko prywatną, musisz uważać, aby zakończyć ją poprawnie.

Koniec e-maila lub jego zamknięcie to ostatnia okazja, aby zrobić dobre wrażenie na odbiorcy. Część zamykająca e-mail różni się w zależności od kontekstu e-maila, czy jest to profesjonalny lub biznesowy e-mail lub osobista korespondencja.

Zakończenie e-maila biznesowego

Pisząc e-mail biznesowy, ważne jest, aby upewnić się, że zakończenie e-maila jest uprzejme i profesjonalne. Jest to ostatnia okazja, aby pozostawić po sobie dobre wrażenie na odbiorcy, niezależnie od tego, czy jest to współpracownik, potencjalny klient, czy nawet Twój szef.

Jeśli masz dobre relacje z osobą, do której piszesz e-mail (zazwyczaj w Twojej firmie), możesz użyć bardziej nieformalnej odpowiedzi.

Pisząc zakończenie profesjonalnego e-maila, powinieneś podać swoje imię i nazwisko oraz dane kontaktowe, ponieważ może to działać jak swego rodzaju cyfrowa wizytówka.

Zakończenie e-maila biznesowego do nieznajomej osoby

Kiedy piszesz e-mail do kogoś, z kim nie masz żadnych relacji, wysyłasz go do nieznajomej osoby w celu uzyskania odpowiedzi lub zainicjowania jakiejś relacji biznesowej. A ponieważ nie znasz tej osoby, powinieneś być niezwykle uprzejmy w treści maila i na końcu wiadomości.

Ponieważ celem zimnego maila jest wygenerowanie odpowiedzi, rozważ użycie wezwania do działania tuż przed ostatecznym zamknięciem. Wezwanie do działania pomaga ułatwić rozmowę i może być tak proste, jak "Jeśli jest Pan/Pani zainteresowany/a, jaki czas byłby dla Pana/Pani najlepszy, aby wykonać telefon w przyszłym tygodniu?". Włączenie podobnej frazy na końcu swojego maila daje odbiorcy konkretne pytanie do odpowiedzi, co zwiększa prawdopodobieństwo, że odbiorca odpowie na zimnego maila.

Tak jak w przypadku innych e-maili biznesowych, na końcu wiadomości należy umieścić swoje imię i nazwisko oraz dane kontaktowe.

Prywatne e-maile

Prywatne e-maile od przyjaciół, członków rodziny lub bliskich współpracowników mogą mieć inny wydźwięk niż e-maile pisane w bardziej profesjonalnym kontekście.

Rozważając, jak podpisać e-mail skierowany do osoby prywatnej, nie ma potrzeby zachowania profesjonalizmu i używania zwrotów grzecznościowych. W przypadku maili osobistych, to jakie zakończenie wybierzesz zależy bardziej od Twoich własnych preferencji i znajomości osoby, do której piszesz maila.

Zakończenie maila nie jest tak ważne jak temat czy słowa w samym mailu, ale jest istotne. Jeśli nie wiesz jak poprawnie zakończyć email, możesz zrujnować świetny email. Poświęć więc kilka dodatkowych sekund i upewnij się, że zamykasz swój email słowami odpowiednimi do sytuacji i odbiorcy - Twoje emaile będą bardziej efektywne.