E-mail jest skomplikowaną formą komunikacji. Po części formalny list, po części nieformalna korespondencja, nie każdy zwraca wystarczającą uwagę na to, co i w jakim duchu mówi e-mail. Technologia ta sprawia, że łatwiej niż kiedykolwiek możesz wysłać kilka szybkich wiadomości e-mail, gdziekolwiek jesteś. Niestety jednak, ten sposób myślenia oparty na "szybkim mailu" może powodować problemy, zwłaszcza gdy jesteś na końcu odbiorcy negatywnych maili z pracy. Chociaż nadawca może nie czuć, że jest niegrzeczny lub negatywny, czasami ton wiadomości jest wrogi, krytyczny lub zły. Czy to zły e-mail od szefa, zły e-mail od klienta lub współpracownika, który jest sfrustrowany, nikt nie lubi czytać negatywnych e-maili. Najbardziej idealnym sposobem na poradzenie sobie z e-mailem jest zajęcie się nim tak szybko, jak to możliwe.

Zachowaj zimną krew

Zanim wyślesz odpowiedź z gorącą głową, której możesz później żałować, poświęć chwilę na wzięcie głębokiego oddechu.

Powstrzymaj się od odpowiedzi

Twoją pierwszą reakcją po przeczytaniu gniewnego e-maila może być natychmiastowa odpowiedź. Ale odpisanie równie emocjonalnego maila może doprowadzić Cię do kłótni, nie wspominając już o potencjalnym zrujnowaniu dobrze ugruntowanych i ważnych relacji.

Odejdź od telefonu lub laptopa

W zamian zyskaj perspektywę i daj sobie czas na ochłonięcie. Wstań i odejdź od biurka (lub odłóż telefon). Przejdź się, wypij szklankę wody, porozmawiaj z kolegą lub przyjacielem. To da Ci czas na uspokojenie się, zanim ponownie usiądziesz przy biurku i zmierzysz się z wiadomością. Jeśli okaże się, że spacer lub kawa nie pomagają, rozważ sen. Jeśli nie jest to pilna sprawa, którą trzeba się zająć natychmiast, czasami "zapomnienie" o złym e-mailu i odpoczynek w nocy może pomóc zmienić perspektywę i zapobiec ocenie równie negatywnego (i niepomocnego) e-maila.

Przeczytaj go ponownie

Jak już będziesz w lepszym i spokojniejszym nastroju, usiądź i przeczytaj maila ponownie. W końcu może nie jest tak źle, jak się na początku wydawało. Możliwe, że przeczytałeś go w pośpiechu i źle zinterpretowałeś jego znaczenie.

Nie ignoruj go

Kuszące jest kliknięcie "usuń" i pozbycie się denerwującego maila... Choć może to być właściwy wybór w niektórych relacjach osobistych, nie jest to właściwy wybór w relacjach zawodowych. Dla początkujących może to wyglądać tak, jakbyś unikał radzenia sobie z sytuacją, co nigdy nie jest dobrą rzeczą. W najgorszym wypadku jednak, nieodpowiadanie na negatywne maile z pracy może wyglądać na pasywną agresję. Konflikty w miejscu pracy nigdy nie są przyjemne, ale nie można ich też wiecznie ignorować. Nawet jeśli jeden dzień - góra dwa - jest do przyjęcia, o ile nie jesteś w biurze przez dłuższy czas lub nie masz do czynienia z osobistą sytuacją awaryjną, "pamiętaj", aby odpowiedzieć. Zwiększysz tylko napięcie nadawcy i pogorszysz sytuację.